4 Tipps zur Durchführung einer Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen sind im Wesentlichen zu einem Lebensstil in der Wirtschaftsbranche inmitten einer Pandemie geworden.

Mit der Übernahme der Welt durch Coronavirus ist die Anzahl der Telefonkonferenzen um ein Vielfaches gestiegen. Das Einrichten einer Telefonkonferenz ist sehr einfach, was die Nachfrage nach dieser menschlichen Erfindung weiter erhöht. Die Kontaktaufnahme mit Teamkollegen ist einfach geworden, und es besteht keine Verpflichtung mehr, jedes Mal physisch anwesend zu sein.

Die Leute planen und halten fast jeden Tag Telefonkonferenzen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, welche Technologie verwendet wird oder wie ihre Kollegen sie am anderen Ende der Leitung verstehen.

Hosts oder Moderatoren von Telefonkonferenzen gehen davon aus, dass die Anrufanwendung einwandfrei funktioniert und jeder seine Stimme richtig hört.

Da diese kritischen Probleme bei Telefonkonferenzen immer wieder auftreten, habe ich beschlossen, einen kleinen, übersichtlichen Artikel zu erstellen, der jedes Problem abdeckt und einfache Lösungen für jedes Problem vorschlägt, die schnell befolgt werden können, um zukünftige „Verbindungsabbrüche“ zu reduzieren.

So können Sie Ihre Telefonkonferenzen effektiv führen.

  1. Wählen Sie keine kostenlosen Telefonkonferenzdienste:

    Kostenlose Konferenzdienste begannen um das Jahr 2000, um die Umsatzaufteilung der Telefongesellschaften zu nutzen. Die Einnahmen aus Ferngesprächen wurden zwischen den Parteien aufgeteilt, die jeden Anruf von der ausstellenden Partei an die abschließende Partei weiterleiteten. Der Startpartei wurde der Anruf in Rechnung gestellt, und die Telefongesellschaft, die diese Rechnung gesammelt hatte, hatte die Möglichkeit, die anderen Unternehmen zu bezahlen, die diesen Anruf überprüft hatten. Es wurde die Aufteilung der Einnahmen genannt. Mit der Entwicklung der Technologie konnten Unternehmer jedoch zahlreiche Pläne zur Bereitstellung von kostenlosen Telefonkonferenzdiensten im Internet entwickeln. Auf dem Papier sieht das sehr gut aus. Die kostenlosen Anbieter verursachten jedoch jeden Monat so viele Millionen Minuten, dass sie Probleme hatten, mit Konferenzbrücken Schritt zu halten, um sich um den Verkehr zu kümmern. Aus diesem Grund kommt es bei kostenlosen Telefonkonferenzen zu einer Verzögerung. Entscheiden Sie sich für kostenpflichtige Optionen, und Sie müssen sich niemals den Sprachverzögerungen stellen.
  2. Niemals Multitasking.

    Möglicherweise versuchen Sie, Zeit zu sparen oder mehr Aufgaben zu erledigen. Leider funktioniert beides nicht, da Sie am Ende nur Ihre eigene Zeit und auch andere verlieren. Dies liegt daran, dass Sie gezwungen sind, sich mit der anderen Arbeit zu beschäftigen und den Überblick darüber zu verlieren, was die Leute auf der Konferenz sprechen. Es wird unangenehm, wenn jemand Sie bitten muss, Ihre Eingabe zu machen, oder, noch schlimmer, jemanden bitten muss, eine Frage zu wiederholen, die Ihnen gestellt wurde!

    Darüber hinaus kann das Mischen von Papieren, Tippen oder sogar Kauen die Funkwellen übertragen, und jeder wird wissen, dass Sie während des Anrufs etwas anderes tun. Wenn Sie einen Anruf und Multitasking leiten, folgen Ihnen andere, und die Produktivität nimmt ab. Niemals Multitasking.
  3. Versäumen Sie nicht, Konferenzteilnehmer stummzuschalten.

    Die meisten Führungskräfte haben dies auf die harte Tour gelernt, indem sie es bei einem Live-Anruf auftreten ließen. Es kann absolut verwirrend sein, und wenn der Moderator es nicht korrigiert und sich für einen Soldaten entscheidet, kann der Anruf zu einer Gefahr werden, da viele Konferenzteilnehmer aus der Szene fliehen. Schalten Sie Personen nur dann stumm, wenn sie Fragen stellen möchten oder wenn Sie Fragen haben .
  4. Die Freisprecheinrichtung ist ein striktes NEIN.

    Einige Führungskräfte lieben es, ihre Freisprecheinrichtung auf ihrem Mobiltelefon zu verwenden. Dies ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Mund für die Dauer des Anrufs in unmittelbarer Nähe zum Lautsprecher des Telefons halten. Einige Mediatoren lieben es jedoch zu gehen und zu sprechen. Dies stellt ein Dilemma dar, denn wenn jemand vom Mikrofon weggeht, verschwindet seine Stimme. Wenn Sie mehrere Teilnehmer im selben Raum um die Freisprecheinrichtung hinzufügen, nimmt das Mikrofon zufällige Geräusche im Raum auf und unterbricht den Anruf.

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